Responsable Administration des ventes H/F

13/04/2020

Ventes / Commercial / Administration / Gestion 

 

Secteur: Ile de France 

Type de contrat : CDI 

Rémunération : Non précisé 

Descriptif

 

RH&B, spécialiste du recrutement dans l'industrie pharmaceutique depuis plus de 15 ans, recrute pour l'un de ses clients 

un(e) Responsable administration des ventes. 

Hiérarchiquement rattaché(e) au Directeur Général (General Manager) vous :

  • Assistez l’équipe commerciale et technique dans la relation client et assurez le traitement des tâches administratives de l’ensemble des départements.

  • Assurer l’interface entre les clients et les commerciaux ainsi que la gestion des commandes, de la saisie jusqu’à la facturation.

  • Participez activement à la satisfaction des clients par vos actions.

  • Assurez un rôle d’appui et de conseil dans l’adaptation des méthodes et procédures administratives liées aux évolutions de l’activité́ et des outils.

  • Assistez le contrôleur administratif et financier groupe et le Directeur Général (General Manager) dans la gestion comptable et administrative de l’entreprise

        - Saisie et transmission des pièces comptables

        - Suivi des frais employés et des dépenses administratives

Vous conduirez votre action dans le respect de la règlementation commerciale et des règles éthiques

Vos principales missions sont notamment : 

Accueil et relation client

 

  • Assurer le « standard » téléphonique de la ligne commerciale : prise d’appels téléphoniques et information clients en fonction de leur demande (suivi de commande, informations, ...)

 

  • Garantir la qualité́ d’accueil téléphonique et physique (si nécessaire) des clients, leur apporter les premiers renseignements et communiquer avec efficacité́ les informations recueillies auprès du KAM concerné

 

  • Effectuer le suivi de la clientèle et proposer des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, règlement, ...)

 

Commercial et Administration des ventes 

  • Procéder à l’envoi du contrat au client dans les meilleurs délais

  • Transmettre le double des contrats et documents selon la procédure définie

  • Rédiger les devis et fait suivre les données sur les modalités commerciales et techniques (planning, prix, paiement, ...) aux KAM, clients, ...

  • Etablissement de factures commerciales

  • Prise en charge des commandes clients et encaissements

  • Être en contact avec les Achats Group et transmettre les commandes sur la base des Offres fournies

  • Classements, rangements, archivages des documents administratifs

  • Assister les KAM dans la gestion de leur suivi (FORECAST et LEADS)

  • Assurer de la prospection téléphonique en assistance des KAM

  • Suivre les encaissements et les décaissements sur les comptes bancaires

  • Préparer les ordres de versement des fournisseurs

  • Suivi des paiements clients

  • Suivi des encours clients

  • Suivi des ventes

  • Préparer le tableau des marges après-vente CHECK LIST (marge réelle)

 

Administratif 

  • Mise à jour de la base Excel

  • Etre présent sur les salons/congrès et réaliser l’envoi des catalogues

  • Assure un suivi client en effectuant des réponses mails.

  • Sortie du Chiffre d’affaires en fin de semaine et fin de mois.

  • Lancement de la facturation, mise sous enveloppe et affranchissement de celle-ci.

  • Archivage des documents de vente (commandes, avoirs, courriers...).

  • Participer aux réunions et élaborer les comptes rendus des diverses réunions

  • Interface avec le service comptable, les différents opérateurs de service autour de l'entreprise (notamment Administration, transitaire, et bancaire).

Analyses statistiques 

 

  • Récolter les informations, établir et suivre les statistiques, tableaux de bord et reporting hebdomadaires et mensuels de l’activité́

  • Mise à jour hebdomadaire des grilles de prix marché en cas de nécessité.

 

Profil :

  • Expérience de 5 ans minimum dans une entreprise au sein d'un service commercial 

  • Bonne connaissance en gestion comptable et administrative 

  • Aisance relationnelle 

  • Maitrise des outils informatiques (Pack office, Sage) 

Comment postuler ? 

N'hésitez pas à envoyer votre CV à samantha.rio@rhbconsulting.fr en indiquant en objet du mail "Offre: Responsable Administration des ventes H/F"

Un membre de l'équipe prendra contact avec vous sous un délai de 3 semaines.